Bedrijfsfeesten plannen – zodat het een onvergetelijke ervaring wordt!

Dat is precies waar het om draait: een onvergetelijk evenement organiseren! Je kunt het op jezelf ‘uitproberen’: wat herinner je je nog (vooral als je al langer bij je werkgever werkt)? Aan coördinatievergadering nummer 24? Of aan de bedrijfsfeesten, waar je eindelijk wat ongedwongener met collega’s en leidinggevenden kon kletsen en een leuke tijd had?

Hoewel bedrijfsfeesten dus zo’n belangrijke rol spelen in de professionele loopbaan, gebeurt de planning van zo’n feest vaak nogal terloops. De enorme taken moeten dus naast de dagelijkse werklast worden uitgevoerd en dat is jammer, want zoals gezegd kunnen bedrijfsfeesten echte mijlpalen in de loopbaan van een bedrijf worden. Maar sommige dingen kun je niet veranderen; wat je wel kunt veranderen, is de planning efficiënt uitvoeren en het liefst geen fouten maken die anderen al eerder hebben gemaakt. Daar komt ons artikel over het plannen van bedrijfsfeesten om de hoek kijken!

Soort feest – wat vieren we eigenlijk?!

Deze vraag is triviaal, maar vormt een solide uitgangspunt voor een succesvolle planning. Bedrijfsjubileum, productlancering, teambuilding-evenement of het jaarlijkse kerstfeest? Wat moet er eigenlijk gevierd worden? Afhankelijk daarvan kunnen belangrijke keuzes worden gemaakt, zoals de locatie en het aantal deelnemers. Bij teambuilding-evenementen is het vaak goed om ‘even eruit te gaan’; buiten-de-doos-denken lukt nu eenmaal niet altijd midden in de doos, oftewel in de eigen kantoor- of bedrijfsruimtes. Als bijvoorbeeld ook de gezinnen van de medewerkers worden uitgenodigd, is er simpelweg meer ruimte nodig voor activiteiten, maar een productlancering kan met wat voorbereiding en creativiteit ook in de eigen bedrijfsruimtes worden gevierd.

Wie viert er iets met wie?

Afhankelijk van de gelegenheid kun je aan de slag gaan met de gastenlijst. Hier moet nauw overleg plaatsvinden met alle betrokken partijen – want niets is gênanter dan bepaalde medewerkers simpelweg te vergeten, dus niet uit te nodigen. Mogen alleen interne medewerkers aan de festiviteiten deelnemen, of ook externe personen? Bijvoorbeeld zakelijke klanten of de gezinnen van het personeel? Afhankelijk van het aantal deelnemers kan de locatie worden gekozen.

Hoe vieren we het?

Vaak denk je dat een paar glazen, borden en kleine hapjes eigenlijk al voldoende zijn, want de mensen willen toch alleen maar samen feestvieren. Om van zo’n opzet een geslaagd feest te maken, is waarschijnlijk een zeer ervaren ‘feestvolk’ nodig; met andere woorden, het werkt maar in de allerminste gevallen… Plan liever groots en schrap daarna de evenementenlijst. Sla geen ideeën over en laat vooral je creativiteit de vrije loop:

• Motto?
• DJ / livemuziek?
• Optredens op het podium?
• Cabaretiers/presentatoren/motivatiesprekers?
• Culinaire hoogstandjes?
• Evenementenlocatie?
• Uitrusting & aanbod? 

Misschien zou je er ook meteen een feestdag van kunnen maken met:

• een rondleiding bij bijvoorbeeld een brouwerij
• samenwerken aan bijvoorbeeld een zeepkistenrace
• een wandeldag met speciale uitdagingen
• Gezamenlijk kookevenement

Denk goed na over welk entertainmentprogramma bij je gasten past. Overleg het beste met de betreffende teamleiding wat geschikt is voor welke medewerkers. Als je plannen maakt voor externe gasten, moet ook worden afgewogen wat past. Kortom: alles is mogelijk, tenminste totdat de budgettaire grenzen zijn vastgesteld (deze „stoorfactor“ hebben we daarom bewust aan het einde van dit artikel geplaatst, als het ware als sfeerverpester).

Uitnodigen, uitnodigen, uitnodigen

Terwijl waarschijnlijk bijna iedereen uitkijkt naar het kerstfeest – het is immers een vast jaarlijks onderdeel – moet je bij speciale „eenmalige“ evenementen wat dieper in de communicatiekist graven. Ook hier hangt het weer af van wat er precies wordt gevierd. Zo kan een per post verstuurde, zorgvuldig ontworpen uitnodiging een productlancering een officieeler karakter geven. Voor een teambuildingsevenement volstaat misschien al een e-mail, een uitnodiging voor een vergadering en een mededeling op een prominente plek op kantoor, in de bedrijfsruimtes of in de koffiekeuken.

Hoe organiseer ik dit allemaal?

Hier komen we bij het eigenlijk moeilijkste punt, of beter gezegd: het punt waar de meeste organisatoren waarschijnlijk tegenop zien, namelijk de daadwerkelijke planning! Een goede tip, die tegelijkertijd ook weer een slechte kan zijn: misschien zijn er collega’s die in het verleden al eens belast waren met de planning van bedrijfsfeesten, daarbij ervaring hebben opgedaan en deze kunnen doorgeven. Je hoeft als het ware niet helemaal vanaf nul te beginnen. Maar dat is tegelijkertijd ook de keerzijde van de medaille, want je moet oude planningspatronen niet 1 op 1 hergebruiken. Nieuwe ideeën kunnen een frisse wind door de feesten laten waaien – is bijvoorbeeld dezelfde locatie al voor de zoveelste keer gekozen, dan is het misschien tijd voor iets nieuws?

Intern rondvragen of er gemotiveerde helpers zijn, kan ook zeker de moeite waard zijn. Vaak zijn het juist de medewerkers van wie je het het minst verwacht, die plotseling boven zichzelf uitstijgen en met enorme inzet plannen, organiseren, uitvoeren en het feest onvergetelijk maken.

„Storende factor“: het budget

Uiteindelijk is natuurlijk ook het budget doorslaggevend voor de planning. Als er dus alleen geld overblijft voor de cabaretier(ster), maar er verder geen eten of kerstcadeaus zijn, is het budget misschien verkeerd ingezet – en zullen de collega’s vrijwel zeker gefrustreerd zijn (tenzij de cabaretier(ster) echt heel vermakelijk is). Overleg met de financiële afdeling kan zowel duidelijkheid als besparingsmogelijkheden opleveren: zijn delen van het feest of zelfs het hele evenement misschien fiscaal aftrekbaar?

Al met al kan een goede voorbereiding tijd besparen, die direct kan worden gebruikt voor de leuke kanten van het plannen: ideeën en creativiteit de vrije loop laten en als organisator alle lof en complimenten in de wacht slepen!