5 tips & trucs voor je evenementmarketing

Mede vanwege de ‘sociale afstand’, die het organiseren van evenementen tijdens de pandemie bemoeilijkte, keert het evenementenseizoen met volle kracht terug. Men kijkt er nu echt naar uit om collega’s uit de branche weer te ontmoeten, nieuwe mensen te leren kennen, vakgesprekken te voeren of gewoon een praatje te maken. Dat is goed, maar het zorgt er wel voor dat er een overvloed aan evenementen is; er zijn er dus behoorlijk veel. Hoe slaag je er dan in om zoveel mogelijk gasten te mobiliseren? We hebben 5 tips voor succesvolle evenementmarketing voor je.

1 | De basis: website

Als er ergens in het bos een boom is omgevallen en niemand heeft het gemeld, is hij dan echt omgevallen? Deze vraag uit de communicatiewetenschap kun je ook gemakkelijk toepassen op jouw evenement. Als je evenement ergens plaatsvindt en niemand er iets van heeft gehoord, heeft het dan echt plaatsgevonden? Of anders gezegd: hoe verdrietig zijn de organisatoren als ze het buffet in hun eentje moeten leegeten?

De eerste stap naar een drukbezocht evenement is dus de website! Je kent het vast wel uit eigen ervaring: als je over een evenement hebt gehoord, maar er geen website van kunt vinden, vind je dat heel mysterieus. Heb ik me misschien vergist of onthoud ik het verkeerd?

Maak je geen zorgen, het hoeft geen dure website te zijn, maar gewoon een pagina waarop alle belangrijke informatie en eventueel nieuws snel en eenvoudig te vinden zijn. Tot deze punten behoren:

• Waar en wanneer vindt het evenement plaats?
• Wanneer begint het precies (toegang, paneldiscussies, speciale optredens) – juist naar deze feiten zoeken bezoekers vlak voor aanvang van het evenement het vaakst.
• Hoe verloopt de aanmelding (misschien is er zelfs een eigen app om te downloaden, of op zijn minst een link voor persoonlijke aanmelding of een verwijzing naar een Facebook-evenementpagina)?

Websites zoals deze kun je meestal zelf ‘in-house’ maken of samen met een bureau realiseren. Zet het maken ervan het beste bovenaan je to-do-lijst voor je evenement, aangezien het adres al op al het daaropvolgende promotiemateriaal vermeld moet staan.

2 | Het eenvoudigste: gebruikmaken van eigen communicatiemiddelen

De eenvoudigste en waarschijnlijk ook meest efficiënte manier om je bestaande klanten over je evenement te informeren, zijn de reeds bestaande communicatiekanalen. Zijn er misschien regelmatige nieuwsbrieven waarin je het evenement al vroeg kunt aankondigen? Kun je hier en daar een aankondigingsbericht in de feed van je social-mediapagina plaatsen? Wordt er misschien een klantenmagazine uitgegeven waarin je het evenement zelfs een enkele of dubbele pagina zou kunnen wijden? Het is hierbij belangrijk om het niet te overdrijven. Ja, het evenement is belangrijk, maar als je het maandenlang in elke communicatie talloze keren noemt, kan dat tot een zekere vermoeidheid leiden, vooral als sommige klanten zich al lang hebben aangemeld. 

Om nog even terug te komen op het zeer belangrijke punt ‘vroegtijdige aankondiging’: hier geldt waarschijnlijk ‘hoe eerder, hoe beter’, want zoals eerder vermeld heerst er grote concurrentie in de evenementenkalender. Als het evenement al met een rode cirkel is gemarkeerd in de jaarkalender van de klant, heb je al gewonnen. Als iemand anders deze plek al heeft bemachtigd, wordt het moeilijk (zie het zelfbedieningsbuffet).

3 | Het lastige deel: nieuwe mensen bereiken

Natuurlijk is het leuk om bekende gezichten op je evenement te zien. Maar ook nieuwe gezichten helpen je zakelijk vooruit. Deze potentiële evenementbezoekers bereik je natuurlijk niet via je eigen CRM-kanalen (dus via het onderhouden van bestaande klanten). Aangezien het werven van nieuwe klanten een zeer divers gebied is en het kader van dit korte subonderwerp te buiten zou gaan, volstaat het te zeggen: wie zouden de potentiële nieuwe klanten kunnen zijn en hoe bereik ik ze? Of ik ze nu aanspreek met specifieke targeting via advertenties op sociale media of met tactisch slim geplaatste out-of-home-campagnes (zie onze artikelen over dit onderwerp Buitenreclame), als ik niet weet wie de toekomstige bezoekers zouden moeten zijn, wordt het moeilijk, duur en is de kans klein dat er lange rijen bij de ingang ontstaan. 

4 | De topklasse: persoonlijke uitnodigingen

Laten we terugkomen op het onderwerp ‘plaatsreservering’ in de evenementenkalender 2025. Als je bedenkt hoeveel een trouwe klant je financieel, maar ook persoonlijk kan opleveren, bespaar dan niet op het opstellen van Uitnodigingen. Juist hier kun je je creativiteit de vrije loop laten en hoogwaardige of bij het thema passende materialen kiezen. Alleen al het openen van de uitnodiging moet een belevenis op zich zijn; dankzij personalisaties voelt de lezer zich gewaardeerd en belandt het drukwerk (of kunstwerk) niet meteen bij het oud papier.

Misschien ben je zelf niet de aangewezen persoon om dergelijke uitnodigingen te ontwerpen, maar er zijn vast medewerkers in je bedrijf die dit graag op zich zouden nemen. Is dat niet het geval, dan zijn er ook voor deze gelegenheid talrijke Bureaus bij jou in de buurt, die u actief bijstaan. En nogmaals: persoonlijke uitnodigingen mogen niet om kostenredenen worden verwaarloosd, daarvoor zijn ze gewoonweg te belangrijk!

5 | De opwarmer: een kijkje achter de schermen

„Het levensgrote ijssculptuur en de vuurspuwers zijn al aangekomen”. Ook al gaat het niet altijd om zulke publieksvriendelijke nieuwtjes, ze zijn het waard om via sociale media te worden gedeeld. Over sociale media gesproken – juist bij evenementen loont het de moeite om een evenementpagina op Facebook aan te maken. Hier kunnen bezoekers altijd op de hoogte blijven, netwerken, zien wie er nog meer heeft aangegeven te komen (als er niet die weinig nuttige maar vaak gebruikte optie ‘misschien’ bij de aanmeldingsopties zou zijn) en tijdig aan het evenement worden herinnerd. Hoewel zo’n Facebookpagina de website niet volledig mag vervangen, kan deze deze in ieder geval aanvullen.

Door een kijkje achter de schermen te geven, kun je de interesse in het evenement steeds weer opnieuw aanwakkeren. Als er bijvoorbeeld een zeer interessante spreker is uitgenodigd of een exclusieve cateraar is geboekt, is dat nieuws dat van belang is voor degenen die al hebben toegezegd, maar ook voor degenen die nog twijfelen. En ja, ijssculpturen en vuurspuwers zijn natuurlijk nooit verkeerd…